Audyt archiwum i ocena stanu dokumentacji
Przeprowadzamy szczegółową analizę obecnego systemu przechowywania dokumentów w Twojej firmie. Identyfikujemy braki, ryzyka oraz możliwości optymalizacji. Otrzymujesz szczegółowy raport z rekomendacjami i planem działania.
- Analiza organizacji dokumentów papierowych i cyfrowych
- Ocena zgodności z wymogami prawnymi i branżowymi
- Identyfikacja dokumentów wymagających szczególnej ochrony
- Raport z rekomendacjami i harmonogramem wdrożenia
Organizacja archiwum papierowego
Kompleksowa reorganizacja archiwum dokumentów papierowych. Sortujemy, katalogujemy i układamy dokumenty zgodnie z opracowanym systemem klasyfikacji, uwzględniając wymogi prawne dotyczące okresu przechowywania.
- Sortowanie i klasyfikacja dokumentów według kategorii
- Tworzenie systemu katalogowego i indeksów
- Oznakowanie i opisanie teczek archiwalnych
- Opracowanie instrukcji zarządzania archiwum
Digitalizacja i skanowanie dokumentów
Profesjonalne skanowanie dokumentów z zachowaniem najwyższej jakości obrazu. Oferujemy rozpoznawanie tekstu OCR, tworzenie przeszukiwalnych plików PDF oraz integrację z systemami zarządzania dokumentami.
- Skanowanie w wysokiej rozdzielczości (do 600 DPI)
- Rozpoznawanie tekstu OCR dla dokumentów polskojęzycznych
- Tworzenie przeszukiwalnych archiwów PDF/A
- Kontrola jakości i weryfikacja zeskanowanych plików
Wdrożenie systemu DMS
Implementacja nowoczesnego oprogramowania do zarządzania dokumentami (Document Management System). Dostarczamy rozwiązanie dostosowane do wielkości i specyfiki Twojej organizacji, wraz z integracją z istniejącymi systemami.
- Dobór i konfiguracja odpowiedniego oprogramowania DMS
- Migracja danych z poprzednich systemów
- Integracja z systemami ERP i CRM
- Konfiguracja workflow i uprawnień użytkowników
Szkolenia dla pracowników
Kompleksowe szkolenia z zakresu zarządzania dokumentacją i obsługi systemów archiwalnych. Przygotowujemy Twój zespół do sprawnej pracy z nowym systemem oraz dbałości o porządek dokumentacyjny na bieżąco.
- Szkolenia z obsługi systemu DMS
- Warsztaty z zakresu prawidłowej archiwizacji
- Szkolenia z wymogów prawnych (RODO, okres przechowywania)
- Materiały szkoleniowe i instrukcje stanowiskowe
Doradztwo w zakresie compliance i RODO
Pomoc w zapewnieniu zgodności procesu archiwizacji z obowiązującymi przepisami prawa, w tym RODO i ustawami branżowymi. Wspieramy w przygotowaniu procedur i dokumentacji wymaganej przez organy kontrolne.
- Analiza zgodności z wymogami RODO
- Opracowanie polityk i procedur zarządzania dokumentami
- Doradztwo w zakresie okresów przechowywania
- Pomoc w przygotowaniu do audytów zewnętrznych